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Digitalisation

GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS

La GED (gestion électronique des documents) désigne un système informatique permettant d’administrer le processus de gestion documentaire numérique dans une organisation.
Ce procédé comprend l’acquisition, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.
Deux appellations sont utilisées en anglais pour la désigner: DMS (Document Management System) et EDM (Electronic Document Management).

numérisation des documents

Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer au format numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).

Stocker les données

La capacité doit être adaptée au volume des fichiers avec un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents, comme les incendies ou les pannes de matériel.

fonctionnalités de diffusion

Elles garantissent une bonne valorisation des données et s’assurent de leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la GED est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable.

traitement & Archivage

Cette étape est consacrée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de décrire l'objet documentaire (type de fichier, date de création, responsable de la création) et les pièces qui doivent être légalement conservées, mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.